ネットワンの働き方改革 – ペーパレスの推進

ペーパレスの推進

紙を使った会議風景業務を円滑に進めていくにあたり、同僚、上司、顧客とのコミュニケーションは不可欠です。ネットワンでは、たとえ同じ社内にいなくても、スムーズに会話を進めることができるツールを導入し、働き方改革を推進して参りました。

さまざまな業務シーンにおけるペーパレス化

一口にペーパレスの推進といっても、業務においては実に多様なシーンで紙を使っています。ひとつひとつのシーンを見ていきましょう。

帳票処理における紙資料を減らす

契約書、見積書、注文書など、業務上取り扱う書類は多岐に渡ります。また、日本独特の捺印文化により、紙の書類に捺印をし、社内を回付する、という業務シーンが頻繁に見受けられます。
これらを抜本的に解決するためには、現状の業務フローの見直し、および業務システムの電子化が必要になります。

<弊社の例>

  • 紙で印刷する帳票から、Webフォーマット帳票の活用へ
  • 印鑑による捺印から電子捺印へ
  • 個人宛てトレーを使った回付から、電子データによる送信へ

これにより弊社は、テレワーク(在宅勤務・リモートワーク)においても継続して業務ができるようになったほか、業務スピードも向上しました。

会議における紙資料を減らす

会議資料を印刷するには、枚数や会議への参加人数が増えるに従い、多くの時間が必要になります。また、一度印刷指示を出したあとに資料の修正が必要になった場合、再度印刷のし直しとなり、更に負荷とコストがかかっていきます

<弊社の例>

  • すべての会議室やフリースペースにモニターを設置
  • 資料の印刷をやめ、モニターにPCから投影
  • 経営会議においても、役員自身がPCやタブレットを持ち込み、直接資料にアクセス

これにより弊社は、印刷をせずとも資料共有ができるようになり、膨大な枚数の印刷コストを削減できたほか、会議準備のための時間も減らすことができました。

また、会議のペーパレス化に向けては、データの置き場所やネットワークなど、社内の環境を整えることも重要です。


個人で持っている紙資料

社員にはロッカーを貸与社内で配られた資料、お客様から頂いた資料など、自分が意図せず紙を多く抱えてしまうケースはよくあります。弊社では、個人が管理する紙データに対しても減らす努力をしようと、本社移転をきっかけに、荷物削減を推進して参りました。
固定席からフリーアドレスに移行することも決定していたため、まずは袖机の回収、続いて机上の棚の回収、といった形で徐々に、個人に割り当てられた保存スペースを減らしていっています。

合わせて、「荷物削減指針」を公開し、必要な資料のみ紙資料として保持し、そのほかはスキャンして電子化する、不要な書籍や研修資料は持ち帰る、といった形でデータの仕分けと整頓を、トップダウンで進めていきました。

現在は、個人の領域はロッカー一個分にまで削減できています。

<ネットワンシステムズの荷物削減指針>

  • 提案資料:1年経過し、その後使用していないものはスキャン後破棄
  • 書籍、雑誌:必要最低限にし、まとめて共有キャビネット保管
  • 研修資料:原則、自宅に持ち帰り

ネットワンが挑戦
する働き方改革

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