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個人情報のお取り扱いについて

制定200541
最終改訂202241

ネットワンシステムズ株式会社
最高情報セキュリティ責任者
種田 匡毅

1. 当社の名称、住所及び代表者の氏名

ネットワンシステムズ株式会社
東京都千代田区丸の内二丁目72号 JPタワー
代表取締役 社長執行役員 竹下隆史

2. 個人情報の取得及び利用について

当社は、個人情報の取得及び利用にあたっては、当社に適用のある法令・ガイドライン等及び日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項(JISQ15001:2017)」等(以下、総称して、「法令等」といいます。)を遵守し、適正な手段を用います。

当社が取得及び保有する個人情報の項目、取得方法及び利用目的は、以下の通りです。

個人情報の項目

  1. 基本情報
    • 氏名、住所、性別、生年月日、国籍、電子メールアドレス、電話番号、ファクシミリ番号等
  2. 付加情報
    • 勤務先情報(会社名、住所、電話番号、部署、役職等)、家族情報(氏名、続柄、誕生日等)等
  3. 連絡内容
    • 当社宛ての電子メール、ウェブサイトのフォーム入力、手紙、アンケートの回答内容等
  4. 当社のウェブサイトから自動的に収集される情報
    • クッキー、IPアドレス、ドメイン、ブラウザの種類、アクセス日時等
  5. 行政当局からの指示及び法令等で定められた情報

個人情報の取得方法

  1. ご本人からの取得
    • 口頭、書面、電話、名刺、ウェブサイト等
  2. ご本人から正当な権限を与えられた方からの取得
    • 商品・サービスの申込者、紹介者等
  3. お取引先からの取得

個人情報の利用目的

  1. お客様の個人情報
    • 商品・サービス・サポートのご提案・販売・提供
    • 当社及び当社グループ企業の取扱う商品・サービス等のご案内
    • 当社及び当社グループ企業が開催(主催、共催、協賛)するイベント(各種セミナー、展示会他)等のご案内
    • 当社及び当社グループ企業が提供するサービス等の利用登録
    • お客様との連絡・商談・打ち合わせ・契約の履行等
    • お客様からのお問合せ・ご依頼への対応
    • 研修の運用管理
    • 各種アンケートの実施

      ※当社グループ企業につきましては、こちら(グループ会社一覧)をご覧ください。

  2. お取引先の個人情報
    • お取引先との連絡・商談・打ち合わせ、お取引先との契約の履行等
    • お取引先からのお問合せ・ご依頼への対応
  3. 株主の皆様の個人情報
    • 法令等に基づく権利の行使・義務の履行
    • 各種手続のため
    • 株主の皆様及び当社の関係の円滑化を図る為の各種株主施策の実施
    • 法令等に基づく株主の皆様の情報の管理
  4. 入社を希望される方、退職された方の個人情報
    • 入社を希望される方への情報提供・連絡・通知
    • 採用選考手続の実施
    • 法令等に基づく退職された方の人事労務に関する業務(福利厚生を含む)の実施
    • 退職された方への当社の情報の提供及びコンタクトをとる必要性がある場合の連絡(懇親会等のご案内を含む)、退職された方の情報の管理
  5. 役職員の個人情報
    • 業務連絡
    • 報酬(賃金・賞与・諸手当等)支払、人事・労務管理、福利厚生の提供
    • 健康管理
  6. その他
    • 公開情報(官報、ウェブサイト、市販の書籍・名簿等)及び第三者から取得した個人情報 
      当社及び当社グループ企業の取り扱う商品・サービス等並びに当社及び当社グループ企業が開催(主催、共催及び協賛)するイベント(各種セミナー、展示会等)等をご案内するため並びに各種アンケートを実施するため
    • 受託業務に関連して取扱いの委託を受けた個人情報 
      システム開発、コンサルティング、システム・サポート、教育・研修等の受託業務に関する委託元との間の契約を履行するため
    • 電話録音情報 
      電話における会話内容の正確性を期すため及び電話を通じたお問合せ・ご依頼に適切に対応するため
    • 当社施設への入退記録及び当社施設における録画映像 
      防犯・防災等のセキュリティ管理を行うため
    • 当社のウェブサイトから自動的に収集される情報 
      ウェブサイトへのお客様のアクセスの傾向を収集・分析し、ウェブサイトの機能向上、サービス向上、業務改善、販売促進等を行うため
    • その他 
      あらかじめ、ご本人にお知らせし、同意いただいた利用目的のため

当社が個人情報を利用する主な事業は以下の通りです。

ネットワークインテグレーション事業(ネットワークコンサルティング、ネットワーク設計・管理、ネットワーク設備の設置・工事、ネットワーク機器の販売、ネットワークコンピューティング・サービス、運用支援サービス及び教育サービス)
なお、当社において、予めお知らせしました利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する必要が生じた場合には、法令等により例外的に利用することが認められている場合を除き、新たな利用目的について再度、ご本人の同意をいただくものとします。

16歳未満の方又は事理を弁識する能力を欠く方が当社に個人情報を提供される場合は、法定代理人等の同意が必要となります。
また、ご本人が、法令等に基づき、当社が取得し、保有している個人情報の全部又は一部について利用停止を希望される場合は、下記6に記載の個人情報問い合わせ窓口にご連絡ください。

3. 個人情報の取扱いの委託及び共同利用について

(1) 取扱いの委託

当社では、業務の全部又は一部を委託する以下の委託先に対して、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いを委託する場合があります。この場合には、当社の定めた基準を満たす者を委託先として選定するとともに、必要かつ適切な安全管理措置が図られるように個人情報の取扱いに関する契約の締結及び適切な管理・監督を行います。

  • 当社及び当社グループ企業が取り扱う商品・サービスに関する提携先又は業務委託先
  • 経営・運営管理その他の専門的な助言を行う事業者又は専門家
  • 当社グループ企業
  • その他

(2) 共同利用

当社は、当社グループ企業と共同して事業活動を行うときに必要となる以下のお客様等の個人情報を当該当社グループ企業と共同して利用する場合があります。この場合には、あらかじめ、ご本人に利用目的等の通知等を行います

また、必要かつ適切な安全管理措置が図られるように、当社及び当社グループ企業間で締結された個人情報の共同利用に関する協定に従い、適切な管理を行います。

  1. 基本情報
    • 氏名、住所、性別、生年月日、国籍、電子メールアドレス、電話番号、ファクシミリ番号等
  2. 付加情報
    • 勤務先情報(会社名、住所、電話番号、部署、役職等)、家族情報(氏名、続柄、誕生日等)等
  3. 連絡内容
    • 当社宛ての電子メール、ウェブサイトのフォーム入力、手紙、アンケートの回答内容等
  4. 当社のウェブサイトから自動的に収集される情報
    • クッキー、IPアドレス、ドメイン、ブラウザの種類、アクセス日時等
  5. 行政当局からの指示及び法令等で定められた情報

4. 個人情報の第三者への提供・開示について

当社は、取得した個人情報を、以下の各号を含む例外的な場合を除き、ご本人の同意を得ることなく、第三者に提供又は開示いたしません。なお、ご本人の同意を得て、第三者に提供又は開示する場合には、当該提供先又は開示先に対して、個人情報の保護のための適切な措置を講じます。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  5. 第三者が学術研究機関等である場合であって、第三者が個人情報を学術研究目的で取り扱う必要がある場合(個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

5. 外国にある第三者への提供について

当社は、取得した個人情報を、外国にある第三者に提供するにあたっては、法令等の要件を遵守した上でこれを行うものとします。

6. ご本人からの個人情報の開示等の請求及び個人情報の取扱いに関するお問い合わせに応じる手続について

  1. 開示等の請求の申出先 

    下記個人情報問い合わせ窓口において、法令等に基づくご本人からの個人情報の開示等の請求を受け付けます。個人情報の開示等を希望される方は、同窓口に対して下記(2)の方法で「開示等の申請書」をご提出ください。

    <個人情報問い合わせ窓口>
    ネットワンシステムズ株式会社個人情報問い合わせ窓口
    140-8621東京都品川区東品川2-2-4 天王洲ファーストタワー

  2. 開示等の請求に際して提出すべき書面の様式 

    「開示等の申請書」に必要事項を記入の上、個人情報問い合わせ窓口まで郵送願います。「開示等の申請書」のひな型は、本ページの関連資料よりダウンロードいただけます。
    申請を受け付けた後、内容によっては手数料を徴収させていただく場合がありますのでご了承願います。

  3. 個人情報の開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることを確認後、請求について対応のうえ、ご本人に連絡いたします。
  4. 当社の個人情報の取扱いに関して、ご質問、苦情等がありましたら、「個人情報お問い合わせシート」に必要事項を記入の上、個人情報問い合わせ窓口まで郵送願います。なお、苦情のお申出については、下記8もご参照ください。

7.当社ウェブサイトにおけるクッキー及びWebビーコンの使用並びにIPアドレス及びドメインの記録について

  1. 当社は、ウェブサイトの機能向上、サービス向上、業務改善、販売促進等のため、クッキー及びWebビーコンを使用することがありますが、これらは特定の個人を識別する機能を有しておりません。
  2. 当社は、ウェブサイトへのお客様のアクセスの傾向を収集・分析するため、また、ウェブサイトで発生した問題を解決するため、ウェブサイトへのアクセスに係るIPアドレス及びドメインを記録することがあります。しかし、当該データからは、特定の個人を識別することはできません。
  3. 上記のとおり、上記(1)の機能は特定の個人を識別する機能を有しておらず、また、上記(2)のデータからは特定の個人を識別することはできませんが、当社は、お客様の事前の同意を得たうえで、お客様を特定の個人として識別できる情報と、上記(1)の機能及び上記(2)のデータを関連付けて、ウェブサイトへのお客様のアクセスの傾向を収集・分析する場合があります。収集・分析に係る情報は、ウェブサイトの機能向上、サービス向上、業務改善、販売促進等のために利用します。

※クッキーとは、利用者の情報をブラウザ内に保存することで、データ入力の省力化を図り、また、利用者に対し最適なコンテンツを表示する機能です。ブラウザの設定により、クッキーの保存を拒否し、また、保存がなされるときに警告を表示させることができます。ただし、クッキーの保存を行わない場合はウェブサイト上のサービスの全部又は一部が使用できない等の制約が生じることがあります。

Webビーコンとは、利用者の端末に関するアクセス状況を把握して、特定のウェブサイトの使用率等に関する統計データを収集する機能です。クリアGIFと呼ばれることもあります。

8.当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情のお申出先

【※当社の商品・サービスに関するお問合せ先ではございません。なお、苦情のお申出については、上記6(4)もご参照ください。】

名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情のお申出先:個人情報保護苦情相談室

住所:〒106-0032  東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内

電話:03-5860-75650120-700-779

相談受付時間:平日9301200 13001630

9.安全管理措置に関する事項

当社が講ずる安全管理措置の主な内容は以下のとおりです。

(個人情報保護指針の策定)

  • 個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」及び本「個人情報のお取り扱いについて」を策定しています。

(個人情報の取扱いに係る規律の整備)

  • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について取扱規程を策定しています。

(組織的安全管理措置)

  • 個人情報の取扱いに関する事務取扱責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法又は社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の事務取扱責任者への報告連絡体制を整備しています。
  • 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署又は外部の者による監査を実施しています。

(人的安全管理措置)

  • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施しています。
  • 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

(物理的安全管理措置)

  • 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
  • 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、パスワードやアクセス制限の設定など、容易に個人情報が判明しないための措置を実施しています。

(技術的安全管理措置)

  • アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  • 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

以上

関連資料

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