センサーデータを利用した会議室の利活用

会議室利用における課題

オフィス回帰を行う企業が多くなり、「出社して仕事をするだけの場」ではなく、社員同士の「イノベーションを起こすための場」として、オフィスの在り方を変えようとする企業が増えております。
それに伴い「会議室の在り方」も、働き方の変化に合わせて多様化が進み、用途と種類が増えております。

しかしながら、会議室の利用について、一度は下記のようなことを経験したことがあると思います。

• 出社しても、空いている会議室がない
• １名でずっと占有されている
• 予約はされているが会議室を利用してない（ゴーストミーティング）

今回は、ビデオ会議端末とそこに搭載されたセンサーのデータを活用した上記の課題を解決するためのソリューションをご紹介いたします。ただし、これらの課題はシステムのみで完全に解決することはできません。運用の仕組みなどもセットで考える必要がある点にご注意ください。

本記事ではCisco社製のビデオ会議端末（以下：Cisco Devicesと表記）を利用します。
「会議はPCだけで十分」というケースも多いかと思いますが、会議専用端末で会議を行うことは画像処理や通信品質が端末環境に依存せず安定性の高い会議を提供できるというメリットがあります。

Cisco Devicesで取得できるデータ

Cisco Devicesはセンサー機能を備えており、データを取得、活用することが可能です。
取得可能なデータは下記となります。

• Cisco Devicesを利用することで取得可能なセンサーデータ

取得したデータを確認する

Cisco DevicesをWebexの管理端末とすることで、センサーで取得した利用状況を把握することが可能です。下記ではその一例を紹介いたします。

各デバイスでの端末の使用状況、環境メトリックスを取得できます。

ここではデバイスのカメラを利用することで在籍人数を把握でき、端末を使用状況にかかわらず会議室の利用可否を把握することができます。

最後は環境データで、会議室の時間帯ごとの温湿度などの把握が可能です。

空気質や温度の平均など会議室内部の環境状況の確認ができます。

上記を踏まえ、取得したデータに関しては、以下の利用例が考えられます。

MS365とWebexを連携する

Webex管理サイトで収集したセンサーデータをMicrosoft365と連携することで、空いている会議室をその場で予約したり、一番の課題であるゴーストミーティング対策も可能となります。

構成や仕組みとしては簡単な記載となりますが、以下の通りとなります。

• ビデオ会議端末からその場で予約する

　①ビデオ会議端末に取り付けられているタッチパネルより会議予約を行う

　②会議情報を通知し、API連携を行っているMS365へ通知を行う

　③会議室用のメールボックスへ予約情報を反映させる

下記は会議室前に設置したタッチパネルの表示になります。
会議室の予約ボタンを利用し、その場（会議室の前）で予約を行うことが可能です。

　

• 空予約、ゴーストミーティングからの解放

予約された会議が開始されると、タッチパネル上にメッセージが表示されます。

利用している場合は、「チェックイン」を押すことで会議室が利用されているという判定を行い、押していない場合は「利用されていない」という状況と判断し、一定時間チェックインしていない状態である場合、自動的にリリースされる仕組みとなります。

さいごに

今回はCisco Devicesで取得したセンサーデータを活用することで会議室を効率的に利用する手法を紹介いたしました。データを取得し、活用することによって身近な課題を解決することも可能という一例となります。

会議の予約システムは様々なメーカーでも提供しておりますが、Cisco Devicesを利用することで、会議室の利活用に加え、高い品質で会議を開催することも可能です。

是非Cisco Devicesの利用をご検討いただければ幸いです。

※本記事の内容は執筆者個人の見解であり、所属する組織の見解を代表するものではありません。

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