業務改善を成功に導く！そのためにまず最初に取り組むべき事とは？

定量評価をするために業務を可視化する

　業務課題を定量評価するためには、業務として行っているタスクの内容とそのフローを把握する必要があります。タスクとフローについては、企業または組織によって、ドキュメントにて定義されている場合もあれば、そうでない場合もあります。ドキュメントにて定義されている場合は、それぞれのタスクについて発生頻度や所要時間、対応者の人数等を確認します。業務システムのログに業務の履歴が記録されている場合はそれを活用することで正確かつ効率的に調査ができるでしょう。

タスクとフローがドキュメントに定義されていない場合は、業務の担当者によって実施するタスクとフローが異なっている場合が多いです。それにより業務の知見が共有できず非効率な業務遂行や業務品質のばらつき等が発生する恐れがあるため、業務の標準化に向けて業務プロセスを定義することから取り組まれたほうが良いと考えます。

図：業務フロー例

当社コンサルティングサービスによる業務改善支援

　ここまで、業務改善の進め方についてお伝えしてきました。しかし、実際に改善を進めるには、リソースの確保や専門的な知見が必要になることもあります。そこで、当社はお客様のDXまたはIT部門を中心とした業務改善に向けたコンサルティングサービスを提供しております。

コンサルティングサービスでは、お客様業務の現状調査、課題設定、解決策のご提案、実行計画の策定、実行計画の実行支援（伴走型）を行っています。人材不足による業務の問題を抱えるお客様の業務負担を軽減し、業務改善を推進するためのお役に立てればと考えております。

※参考：コンサルティングサービス

コンサルティング事例

　某製造業のお客様に対して、当社がコンサルティングサービスを提供した事例について紹介させて頂きます。

こちらのお客様では、親会社と情報子会社との合併に伴い、統合されるIT部門の役割と体制について検討されていました。その中でIT部門の社員の業務負荷を低減して、DX等の新しい取り組みに挑戦するための業務改善がテーマでありました。

当社は、お客様IT部門の社員の業務分析を行い、負荷の高い業務の洗い出し・課題設定を支援し、さらに社員のノンコア業務について業務アウトソーシングのあるべき姿と実現に向けた施策の立案、実行計画の策定支援をさせて頂きました。

図：事例の概要

最後に

　人材不足への対応やDXを推進するためには、社員の業務の効率化に向けた業務改善の取り組みは重要だと思います。

一方で業務改善を推進するご担当者の業務負荷が高くなる場合もあると思いますので、業務改善の支援を外部へ委託されることも１つの選択肢になってくるのではと考えております。

最近では生成AIを活用した業務改善の事例が出てきています。当社では独自のLLMシステム「NELMO」を開発・運用しており、社内の技術的な質問の対応業務の効率化等、生成AIを活用した業務改善に取り組んでおります。そのような当社の知見も活用し、お客様の業務改善をご支援出来ればと考えております。

参考：ネットワンシステムズ、自社LLMシステム「NELMO」を運用開始