"多機能"役員会議室へのバージョンアップ ~役員会議室の機能を充実しませんか？~

新型コロナウイルス感染症への対策も３年目になり、コロナ感染症と社会活動の折り合いをどのようにつけるかがポイントになってきています。感染予防として密になる状況を避けつつ活動を続けるには、Web会議等を活用したテレワークと必要に応じて出社するハイブリッドワークが重要となります。

テレワークではPCなどでコミュニケーションをとるため、イヤホンマイクなどを身につける形になりますが、PC自体の多機能性を享受できます。一方、オフィスに出社してビデオ会議端末を利用すると大画面かつハンズフリーで快適に会話できますが、PCベースのWeb会議でできたこと（例えば投票機能）がビデオ会議端末ではできない、と気づくことがあります。

今回のブログでは、ビデオ会議端末を利用するユースケースで、高い付加価値が求められる傾向にある役員会議室において、より使いやすくするための機能やツールをご紹介します。

１．同時通訳機能

外資系企業や外国人役員がいるお客様から相談を受けるものとして、役員会議で通訳による同時通訳があります。今後はAI等を活用した機械通訳も出てくると思いますが、専門用語への対応などから人による通訳が現時点ではまだまだ主流です。

同時通訳では、

1ch：会議の生の音声

2ch：英語や日本語といった通訳者の音声

を同時に配信し、参加する側で必要な言語を選べるようにして実現しています。Cisco WebexやZoomといった主要なWeb会議では、この1年で同時通訳への対応が実装され（図1）、従来の部屋に集まって行っていた会議に近い形をオンライン会議でも可能になりました。

図1　同時通訳機能

２．配信設備

役員会議室は、一般の会議室よりも壁などの内装が充実していることもあります。役員の声を収音するマイク、部屋へ音を出すスピーカといったAV機器を制御するAVコントローラも役員会議室には備え付けられていることも多く見受けられます。

また、最近のオフィスビルは曲面を生かした構造もあり、窓に面した会議室では従来の四角い会議室にないスペースが存在することもあります。

このような環境を生かして、役員会議室の一角に配信設備を置くのはどうでしょうか？（図2）

図2　役員会議室の空きスペースの活用

会社組織で一体感を醸成するために、

• 定期的に会社上層部が社員に向けてのビデオメッセージ
• 会社目標、戦略の説明
• 特定のトピック（SDGsへの取り組みなど）に関する考え

を配信する企業も多くありますが、機材や配信にかかわるスタッフの確保は弊社も含め苦労していると耳にします。

前回のブログでご紹介したビデオスイッチャーは、AVコントローラと組み合わせることも可能で、役員会議室の設備を生かして常設の配信設備とすることも簡単にできます。（図3）

ビデオを通して語り掛ける役員の方も使い慣れている役員会議室を利用できることにメリットがあると思われます。

図3　会議室AVシステムと配信機器の接続

議事録作成ツール

役員会議室の充実したAV機器と相性の良いものとして、音声認識による議事録作成ツールがあります。

音声認識による文字起こしは、

• 話者の活舌
• 周囲の雑音

により、認識率に大きな差が出ます。

役員会議室は、特定の話者だけの集音に優れたグースネックマイクを使うことが多く、この高い集音性は音声認識の認識率向上や話者特定につながります。

また、役員会議は、以前から議事録を作るため、会議を録音し秘書等のスタッフが手動で議事録に起こしていましたが、議事録作成ツールを使用することで議事録の大半を自動的に作成できます。

たしかに、議事録作成ツールは100%の認識率であるわけでなく誤認識もありますが、音声を自動的に文字に変換し、センテンスごとに分けることができ、表示されたセンテンスのみを再生して確認、修正できます。（図4）Advanced Media社のScribeAssistはWebex等のWeb会議の音声も簡単に取り込める議事録作成ツールです。

図4　議事録作成ツール

従来の録音データを繰り返して聞き文字を起こすより、格段に作業が簡単になりますので秘書業務等の改善につながります。

Cisco Webexでは、通話から議事録を作成する機能も実装されましたが、ユーザが専門用語や社内用語を登録して認識率を上げる機能がないなど、専門の議事録作成ツールが優れている点がまだまだあります。

ビデオ会議端末からの各社会議サービスへの接続

ビデオ会議端末は、すでに使っているというユーザ様がほとんどと思われますが、これまでのビデオ会議端末は特定の会議との接続に特化していました。最近は、Cisco Webex、Microsoft Teams、Zoomといった複数の会議サービスに接続可能なビデオ会議端末が登場しております。

社内やグループ企業との会議であれば、導入されているメーカの機種とそれに対応した会議サービスの利用で問題ないのですが、取引先との会議で取引先が利用している会議サービスに参加する際、自社と異なる会議サービスへの接続が難しいということがありました。

Cisco Webex Roomシリーズは、複数の会議サービスに接続可能なビデオ会議端末であり、Cisco Webexは勿論のこと、Microsoft Teams、Zoom、Google Meetといった主要な会議サービスと接続することが可能で、社内外での会議でこれまで以上に利用できるようになってきております（図５）。

図5　Cisco Webex Roomから各社会議サービスへの接続

会議サービスによっては、端末自体の設定や会議サービス側での設定やライセンス追加が必要なこともあります。弊社は、Cisco Webex Roomシリーズをマルチ会議サービスで利用する構築経験もありますので、お声をかけていただけますと幸いです。

最後に

いかがでしたでしょうか。

今回は役員会議室をテーマにしましたが、ご紹介した内容は他のユースケースでもご利用できるかと思いますので、ご参考にして頂ければ幸いです。

弊社では、Cisco Webexサービスをはじめとする働き方改革にまつわるご支援を行っております。

最新のテクノロジーを組み合わせたプロトタイピングの活動・お客様へのご紹介やPoC（コンセプト証明）のご提案も実施しています。ご興味のある内容がございましたら、弊社営業までお問合せ頂けますと幸いです。

※本記事の内容は執筆者個人の見解であり、所属する組織の見解を代表するものではありません。