オンライン内定式のメリット・デメリット

2020.11.09

ライター：奥村　尚子: Collaboration分野でのプリセールス活動に従事。
働き方改革関連ソリューションの開発、導入、利活用支援などに取り組んでいる。

新型コロナの影響でテレワークが日常的なものとなってきているかたも多くいらっしゃるのではないかと思います。
弊社でも緊急事態宣言発令の少し前からテレワークを全社で推奨しており、テレワーク率は約75％（ネットワングループ全体、4～8月の平均テレワーク率）となっています。
さらに、この10月からはテレワークを基本の勤務形態とする全社方針が打ち出され、新しい働き方の模索が続いています。
このようにコミュニケーションが基本「オンライン」となる今の状況においては、採用活動も例外ではなく、弊社では説明会・面接などの選考過程がすべてオンラインとなり、先日の10月1日に行われた採用内定式も（2021年4月に入社予定の学生を対象）オンラインで開催しました。
弊社だけではなく多くの企業において、2020年の内定式はオンライン開催となったようです。

内定式の目的には「入社意志の最終確認を行なう」という重要な目的があります。
すべての選考過程がオンラインだった内定者はオフィスにきたこともなければ、対面で直接社員と会話したこともなく、内定者同士のコミュニケーションもゼロ。
企業と内定者の相互理解を深め、内定者の不安を減らす初めての機会として、今回の内定式はかなり重要な意義をもったのではないかと思います。

事前準備

事前準備の面で、昨年の内定式と今年のオンライン内定式の場合と比較してみてみると、かなり業務として効率化が図れていることがわかります。

	昨年の内定式（100名）	オンライン内定式（108名）
紙の印刷	必要	不要
内定通知書を筒に入れる作業	必要	不要
名札作成	必要	不要
開催場所となるホテルとのやり取り	必要	不要
内定者とのやり取り	必要	必要
交通費を振り込むための口座情報確認	必要	不要
地方出身者の交通費	必要（約100万）	不要
懇親会の食事手配	必要（約100万）	必要（約60万）※

比較表の通り、8項目中で6項目がオンライン内定式では不要となっています。
昨年より8名増加しての比較となりますが、費用面では200万から約60万と1/3以下に削減、準備にかかった時間は約半分、スタッフの数としても10名⇒6名という結果になりました。
※約60万（内定式Box￥5,000/1箱※送料込み、企業ロゴ印刷代￥500/1個）で算出

■内定式開始直前の様子

本番

オンライン内定式は企業側が一方的にLive配信をする方法と、企業側と内定者の双方向でコミュニケーションが可能なWeb会議システムを用いた方法がありますが、弊社ではWeb会議システム（Cisco Webex Meetings）を利用して開催側スタッフと挨拶を行う役員のいる本社会議室と内定者108名の自宅とをつなぎ、以下のようなスケジュールで進めていきました。

■式次第　※証書の授与もないので、せめてもと式典らしい字体に

最初に役員から内定者へ歓迎の挨拶として変化の時代を生き抜くためのエールが送られ、その後に人事担当者より今後のご案内を挟んで、内定者全員が一人一人自己紹介を行いました。

■役員からの挨拶

■自己紹介の際は話す人だけカメラONとし、聞いている側はカメラOFF

■話している人にフォーカスした画面レイアウト

この自己紹介が画面越しではあるものの、内定者同士の初めての交流となり、「早く同期と話をしたい」、「交流を深めたい」という話が多く聞かれました。
108名と人数が多かったこともあり、1人当たりの時間は1、2分と短いものでしたが、それぞれの個性が感じられ、仕事や新しい生活に対する期待感のようなものも伝わってきました。

懇親会

108名の自己紹介がすべて終わった後は若干のブレイクを挟み、オンラインでの懇親会。懇親会の食事は、当日に内定者の自宅へオンライン飲み会専用Food BOXを郵送し、一体感を演出しました。このFood BOXは＜内定式BOX＞というもので企業ロゴ入りのお菓子やお祝いメッセージを入れることができます。
内容量も程よく、味もおいしかった、アルコールが苦手だけど気兼ねなくソフトドリンクを選べてよかった！など好評でした。

乾杯後はオンラインだとさすがに全員で会話するのは中々難しいため、少しでも会社の雰囲気や同期となるメンバーとの交流を持ってもらうためにも、先輩社員1名につき、内定者6、7名程度にグループ分けして、交流してもらいました。
冒頭にも触れましたが、弊社では原則テレワークで在宅勤務となっているので、今回協力してもらった先輩社員も自宅から参加してくれました。少人数のグループだと初めて顔を合わせる内定者同士でもたくさん話をすることができて、1人1人をよく知るためのいい機会になったのではないかと思います。

■オンライン飲み会専用Food BOX＜内定式BOX＞