ビデオ会議システムの新しい利用トレンド（2020年）

2020.03.26

ライター：奥村　尚子: Collaboration分野でのプリセールス活動に従事。
働き方改革関連ソリューションの開発、導入、利活用支援などに取り組んでいる。

最近のユースケースとしては、新型コロナウイルス感染症「COVID-19」が世界規模で広がっていますが、感染拡大が最初に報じられた中国の武漢では、感染から医師を助けるために、ビデオ会議（Cisco Webex DX80）が使われていました。

画像提供：シスコシステムズ合同会社

拡がる「会議室の外での」ビデオ会議利用

具体的には以下のような利用シーンがあります。

工事現場での資料や図面の確認
学校での遠隔授業
企業研修、セミナーやトレーニング
株主総会
遠隔医療
銀行や証券会社の窓口業務
企業の受付やヘルプデスク
地検取調室での遠隔通訳（外国人聴取における通訳人不足解消のため）
オフィスのオープンスペースなどから情報発信
ハドルミーティング（会議室予約を行わず必要な時に10～30分の短時間で行う会議スタイル）

これらの利用シーンはすべて会議室以外の場所で利用されています。この中からいくつか、具体的に弊社の取り組みを以下にご紹介します。

1．工事現場での資料や図面の確認

以下のURLは弊社のお客様事例になりますが、紙文化が根強く残る建設業界においてもビデオ会議の活用が進んできており、IT化・ペーパーレス化の実現により生産性向上につながっています。

https://www.cisco.com/c/ja_jp/about/case-studies-customer-success-stories/1500-kajima.html

3．企業研修、セミナーやトレーニング

例えば弊社では、以下のようなシチュエーションでビデオ会議/Web会議を活用しています。

新型コロナウィルスの感染症対策で集合研修をリモート会議で全て予定通り実施
地方拠点の人も本社開催の説明会にリモート参加し、全社員が同じタイミングで最新情報を取得
出張中はもちろん、テレワーク中に自宅からも参加
前後に打ち合わせが入っていて開催場所への移動時間がなくても参加
当初の予定が早く終わった場合などに、開催中のセミナーを途中から聴講

各拠点の会議室から、自席から、外出先から、在宅勤務の場合は自宅からなど場所にとらわれず参加できるので、フレキシブルな働き方の促進につながっています。

9．オフィスのオープンスペースなどから情報発信

オフィスのオープンスペースに設置したビデオ会議端末が会議で利用されていない空き時間には、最新の商品情報やセミナーの案内、社内の会議室の空き状況を表示させています。

表示するコンテンツは数秒間隔で自動で切り替わり、社員が画面をタッチして表示を切り替えることもできます。いわゆるデジタルサイネージとして活用することにより社員が見逃していた情報を得られるようになります。

管理者にも利点があり、配信先ごとに配信コンテンツをオンサイトで手動管理する方法とは異なり、オンラインで接続された点を活かして、すべてのビデオ会議端末に対して配信コンテンツを一括で管理できます。最新情報を即時に展開するスピードが得られ、掲示の回収忘れもなく個別管理不要で負荷削減につながります。

さらに配信コンテンツの中にQRコードを入れて、そのコンテンツに興味をもったユーザーが詳しい情報にアクセスする手段を提供することもできます。

10．ハドルミーティング

少人数でサっと集まり、終わったらパッと解散するミーティングスタイルをハドルミーティングと呼びます。

会議室の予約がなかなか取れないというお悩みをお持ちの方もいらっしゃるかと思いますが、弊社でも会議室はすぐに予約がいっぱいになってしまうため、オフィスのオープンスペースに予約不要のビデオ会議端末をたくさん置いて、予約が取れなかった時や予約していない時の急な会議には、下の写真のような会議室以外のオープンスペースからビデオ会議端末を利用して会議を行っています。それでもビデオ会議端末は人気で利用率が高いので、確保に苦労することもしばしばあります。