社内ユーザに「便利さ」を実感させたビデオ会議システム

企業名 富士重工業株式会社 様
■所在地:
東京都渋谷区恵比寿1-20-8 エビススバルビル
■事業内容:
自動車ならびにその部品の製造、修理および販売。
航空機、宇宙関連機器ならびにその部品の製造、販売および修理。
発動機および発動機搭載機器、農業機械、林業機械、建設機械
その他各種機械機具ならびにその部品の製造、販売および修理。
導入事例 ビデオ会議システム

 富士重工業は、国内外の事業所、関係会社、販売会社とのコミュニケーションを円滑することを目的としてビデオ会議システムを2000年初頭から利用していた。

 一方で、管理担当部署が定まっておらず、接続品質や使いかたで頭を悩ませていたという。

 こうした課題を解決するため、2014年8月の本社移転に合わせて、本社に備えていた10台程度を一新し、50台規模まで拡大した。

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管理部門が定まっていなかった
端末が不統一で十分なサポートができない

 富士重工業は、日本有数の重工業メーカーのひとつ。自動車ブランド「スバル」のほか、航空や産業機器など、幅広い分野を手がけている。同社では、ビジネススピードの向上を目的に早くからビデオ会議システムを導入、運用していた。

 「弊社は国内各所に事業所があり、北米をはじめ海外にも事業所・関係会社があります。企画にはじまり、設計や実際のものづくりや販売、アフターサービスに至る過程で、どうしても事業所間での情報共有、擦り合わせが発生していました。特に北米は生産拠点もあり、シェアも大きいため、現地の状況を確認、共有した上でプロジェクトを進めなければいけません。しかし、都度出張を行っていたのでは、コストはもちろん、時間もかかってしまいますよね」

 そこで目を向けたのがビデオ会議システムだった。業務部門が主導してビデオ会議端末を選定、導入し、同社の情報企画部とシステム子会社のスバルシステムサービス(株)がネットワーク周りの設定、管理運用をバックアップしたそうだ。しかし、問題が発生してしまった。

 導入してから少しずつ端末を追加していき、全社では150台規模になっていた。こうした端末の選定は、業務部門が主導していたため、利便性や機能ではなく価格で決められてしまい、端末が統一されていなかった。そのため、通信品質や使いかたが端末それぞれで異なっていたのだ。

 「私たちは端末導入に関わっていませんでした。追加された端末がどこの製品で、どのような機能を持つのかも知らない。しかし、社内ユーザにはIT機器だと考えられているため、ヘルプは私たちに入る。端末の不具合なのかネットワークの不具合なのか、接続先の状況なのか、不具合発生箇所をひとつひとつ確認しなければいけませんでしたし、常に不安を抱えながらサポートをしていました」

本社の移転を転機にする
社内ユーザの利便性向上を目指した

 転機となったのは本社の移転だった。新宿から恵比寿へ本社を移した際、設備の一部としてビデオ会議システムも一新。この際、かねてよりサポートを行ってきた情報企画部が主導し、総務部と共同で一新プロジェクトを担当した。「会議室に必要なツール」として予算を確保、端末の選定から関わり、機器の管理、運用ポリシーも定めて行ったという。

 特にこだわっていたのは、「社内ユーザの利便性」。会議中に映像や音声に乱れが生じない、途切れない。また、社内ユーザが迷うことなく操作できる端末の導入を重視していた。そして、相手先の端末や環境に左右されることなく接続できる端末を求めていたという。

 「欧米と日本ではインターネット回線の速度が違います。場合によっては音声だけで通信できる機能もあるので、変化や環境適応の高い端末を揃えたいと思っていました。また、新社屋全体を一新することから、失敗することはできません。そのため、弊社のインフラ構築、保守/運用でお力を借りており、信頼しているネットワンシステムズに相談したのです」

 ニーズを聞いて、ネットワンシステムズが複数の端末を並べて、通信テストを実施。通話品質のほか、操作性を直に見て判断いただいたという。通信テストでは、敢えて通信に負荷をかけた状態でも実施。最終的に選定されたのは、遅延の補正機能も優れており、希望もすべて満たしていたCiscoTelePresenceシリーズだった。

 「私たちはビデオ会議に関する知見をあまり持ち合わせていませんでしたが、端末のセールスポイントではなく、ネットワンシステムズ自らが実践して得たノウハウを提供してくれたことで、導入後の運用も意識することができました。また、ネットワンシステムズのラボで、弊社に近しいテスト環境を構築してくれたことも好印象でした」

 ラボに加えて、ネットワンシステムズの本社オフィスツアーも体験。遠隔地との情報共有や会議のスタイルに応じた設備環境と実際に運用した上での効果などを解説してくれたという。実際にネットワンシステムズ自らも活用していることから、安心してプロジェクトを進められたそうだ。

社内ユーザ自らが工夫して利用する
意識、環境を変えることができた

 導入後、ヘルプの内容が大きく変わったという。会議している途中で途切れてしまうトラブルに対するヘルプが減ったほか、端末が統一されているため、トラブル時に不具合発生箇所が見つけやすくなり、対応が素早く行えるようになった。

 「実は、問合せ自体は増えています。以前の端末と比べて高機能なため、例えば『複数の拠点とそれぞれの接続環境のままつなげてみたい』など、社内ユーザが従来の一対一のビデオ会議だけではなく、多彩な機能を使いこなそうと工夫しているからだと思っています」

 端末が統一されているほか、会議室に行けば必ず同じ端末がある。そして、直感的に操作できるタッチパネル操作が可能な上、接続先をアドレス登録できるため、「基本的な使いかたに関しては、同じ社内ユーザから同じ質問が二度届くことが減っていくのではないか」

 高機能かつ安定した品質でビデオ会議が利用できる。それにより、以前は社内ユーザに「不満」と感じられていた点が改善できた。そして、社内ユーザが用意されている環境を最大限使いこなそうとする足がかりにもなったのではないだろうか。

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経営課題にも寄与するほか、関連部署に「ありがとう」の声

 「今回の一新プロジェクトで、当初抱えていたビデオ会議システムへの不満を解消できました。国内の事業所はもちろん、北米や欧州とも素早く情報共有が行えるので意思決定のスピードも向上。いままでコミュニケーションで苦労していた南米の関係会社、販売会社とも繋がるようになったと現場から声が届いています」

 遠隔地とのコミュニケーションが容易になったことで、ビジネススピードが加速する大きなメリットが生まれた一方で、小さなメリットもあったと言う。南米と安定した通信が可能になったことで、関連部署に「ありがとう」の声が届いたという。いまでは当たり前に使っているIT機器を「当たり前」にしているのは、情報システム部門の働きによるもの。しかし、「当たり前」であるから評価されることもない。今回のビデオ会議システムの一新は、「当たり前」が再認識された上、「便利」さも感じてもらえたからではないだろうか。

 「今後は、まだ本社だけでしか行えないプレゼン資料を共有しながら会議を進められる機能を本社以外ともできるようにしたり、Web会議システムとの連携など、さらに利便性を上げていきたいです。ビジネスが拡大するとともに、コミュニケーションも変化していきます。それに対して有効なツール、サービスを、今後も積極的にネットワンシステムズに提案していただけたら嬉しいです」

概要図

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