本社の移転をきっかけにコミュニケーションの基盤を刷新 検疫にも対応できる最新のネットワーク環境を整える

インターネット専門の広告を主軸とするeマーケティング事業で、顧客の多様なニーズに応え続けているオプトは、本社の移転を契機にコミュニケーションの基盤を刷新しました。携帯電話との連携強化や、今後のシステム連携まで幅広く対応し、信頼性にも優れたソリューションを選択することで、より効果的、効率的な業務を可能にする環境を実現しています。

企業名

株式会社オプト

所在地 : 東京都千代田区神田錦町3-26 一ツ橋SI ビル
設立 : 1994年3月4日
資本金 : 75億9,535万円(2008年12月現在)
従業員数 : 701名(2008年12月現在)

導入事例 シスコ ユニファイド コミュニケーション
課題
  • これまでのIP 電話ソリューションが抱えていたシステム/機能面、運用面の課題を解決したい。
  • 社内外のコミュニケーション環境を刷新し、社員間/拠点間のコミュニケーションを密接にとれるようにしたい。
  • 四半期ごとに行われる組織改編で生じる作業の手間やコストの低減を行いたい。
  • 外部スタッフの持ち込みPCや顧客が訪れた際に利用できるネットワークを用意すると共に、セキュリティへの対策を強化したい。
効果
  • 在席確認(プレゼンス)をはじめとして、ミスコミュニケーションが起こらない環境作りができた。
  • モバイルコネクト機能で内線/外線/携帯電話が連携し、スムーズなコミュニケーションが可能になったことで、顧客対応力の向上、社員の意思疎通の効率化が促進された。
  • 電話システムの管理を社内で行うことにより、数台の電話の追加などといった細かなニーズにリアルタイムに応えられるようになった。また、工事費用など運用にかかるコストを大幅に削減できた。

経緯

本社の移転をきっかけに電話システムを刷新して、
一歩進んだコミュニケーションの実現を目指す

株式会社オプト

株式会社オプトは、インターネットをマーケティングの重要なツールとして捉え、緻密な分析に基づくプロモーションや、バナー広告/動画広告の制作、検索エンジン最適化(LPO)など、さまざまな手法を巧みに組み合わせて顧客ニーズに応えています。2009 年4 月に本社を移転し、IP 電話をはじめとするコミュニケーション基盤の刷新によって、より効果的、効率的なビジネスとコミュニケーションを目指した同社は、それまでの課題を踏まえて複数のソリューションを比較検討した結果、シスコのユニファイド コミュニケーションを選択しました。
ネットワンシステムズは、シスコの販売パートナーとして、ネットワーク全体を含めたシステムの設計、構築、導入作業を担当しています。

ビジネスIT 本部 MIS 部 部長の中根誠夫氏は、導入の経緯を次のように語ります。
「IP 電話は以前から利用していましたが、社内システムとの連携やセキュリティへの対応、携帯電話と組み合わせた運用、組織改編に伴う工事や運用管理にかかるコストの削減など、さまざまな課題がありました。
また、前のオフィスでは組織全体が1 フロアに収まっていましたが、今回の移転では複数のフロアに分かれることになったので、お互いのやり取りをスムーズにする仕組みはぜひ入れたいと考えました。在席確認(プレゼンス)やビデオ会議の導入も念頭に、一歩進んだコミュニケーションを実現していくには、どうすればよいのかを模索していたのです」

選択

システムの安定稼働、信頼性が、 シスコを選ぶ最後の決め手に


株式会社オプト
ビジネスIT 本部MIS 部 部長
中根 誠夫 氏

新しいシステムに求めた要件として大きかったのは、携帯電話と内線/外線の統合でした。さらに、ビデオ会議の統合やインタラクティブや運用によるコミュニケーション手段の拡張、社内のWeb ポータルやシステム連携による業務の効率化が、ポイントとして挙りました。

そして機能面はもとより、セキュリティ対策をはじめとした他のソリューションとも組み合わせられる拡張性、発展性を備えたものとして、シスコのユニファイドコミュニケーションが選ばれました。新しいオフィスでは「機能美」が1つのコンセプトになっており、それに合致することも理由だったといいます。

これらに加えて、選定の重要なポイントがあったと中根氏は語ります。
「機能的には他社のソリューションも大きな違いはなかったように思いますが、システムの安定稼働という面で、こちらが求めるフェイルオーバー対策を確実にできるのはシスコだけだったことが、最後の決め手になりました」

導入

詳細の決定は稼働開始の10 日前。 ネットワンシステムズの尽力を得て納期を達成

本社の移転プロジェクト全体の期間は4ヶ月ほどと短く、新システムの設計から導入までの期間も2ヶ月程度で、作業の負担はかなり大きなものだったといいます。電話システムの設計では、社内のレイアウト/人員の配置や番号設計が重要になりますが、それらの確定に時間がかかったことも、負担が増す一因になりました。ネットワンシステムズとは毎日打ち合わせを行い、詳細を詰めていったと中根氏は語ります。

「ネットワンシステムズに作業をお願いした部分は、実質的に1ヶ月くらいしか時間がなかったと思います。弊社のオフィスはフリーアドレスの部署と固定アドレスの部署が混在しており、フロアごとの座席配置と電話機の種 類(固定電話、ソフトフォン)、設定を決めるのに時間がかかりました。最終的に確定したのが稼働開始の10日前という状況で、ネットワンシステムズには相当な無理をお願いすることになってしまいました。
それでもスケジュールを守ることができたのは、ネットワンシステムズが弊社のネットワーク設計などに以前から携わっていただいていたことも大きな理由だと思います。今回の構築は、既存の環境を踏襲しつつ、バージョンアップしていくというコンセプトで進めたのですが、やはりこれまでの蓄積や技術力、対応力があればこそ、うまくいったのでしょう。ネットワンシステムズでなければ、なし得なかったスケジュールでした」

設計時に決定した要件について、ディスカッションを繰り返していく中で疑問点や確認が生じたときは、ネットワンシステムズがデモを行い、当初の思惑と運用イメージのギャップを埋めていったとのことです。こうした臨機応変な取り組みも経て、導入は完了しました。稼働開始から現在まで大きな問題は起こっておらず、スムーズな運用を実現しています。

効果

コミュニケーションの効率化、顧客対応力の向上、運用コストの削減など、
着実に効果を発揮


株式会社オプト
ビジネスIT 本部 MIS 部
原 亮 氏

同社は四半期に1 回の割合で何らかの組織改編を行っており、レイアウトの変更や内線番号の再設定といった作業が多いとのことです。以前は電話システムの工事や設定を外部に 委託していたため、ちょっとした変更にも素早い対応ができず、工事費用などの負担も大きくなっていました。
今回、ユニファイド コミュニケーションの導入に伴って、運用管理を社内で行う方針に切り替えることとなり、一連の課題の解決が可能になったといいます。

ビジネスIT 本部MIS 部の原亮氏は、次のように語ります。
「以前は組織改編後の設定や調整に1 ヶ月ほどかかっていて、電話をすぐに使うことはできませんでした。四半期を目処に改編があるので、電話が使えるようになって安定稼働に入ったくらいにまた設定を変えなければならず、悪循環だったと言えるでしょう。
ユニファイド コミュニケーションになって、電話機を数台追加するとか、番号を一時的に変えるといった細かなニーズにはすぐ対応できるようになりました。工事費用がほと んどなくなるのも、大きなメリットですね。コスト面では、従来の1割程度まで削減できると期待しています」

導入から数ヶ月程度ということもあり、さらなる効果の度合いは未知数ですが、現在はプレゼンスとの連携をはじめとして、当初意図していたコミュニケーションの促進が図られています。ビデオ会議機能を使って、他のフロアにいるユーザに電話機の使い方を説明するなど、ヘルプデスク的な運用もしているとのことで、副次的な効果も得られていると中根氏は語ります。
また、携帯電話と内線/外線の連携は大きく改善されました。ユニファイドコミュニケーションのモバイルコネクト機能で、内線通話と同様の使い勝手を携帯電話でも実現でき、顧客からの着信転送や、別の担当者への転送などによって、いっそうスピーディな対応が可能になっています。顧客対応力の向上に加え、携帯電話キャリアのサービスを利用した通話コストの削減も大きなメリットといいます。

「営業の人間を捕まえるのは、社内にいても大変だったのですが、そこはすごく改善されて、便利になりました。いつでもどこでもスムーズに連絡ができ、お客 さまからの電話にも確実に応対できます。定額通話サービスでコストを抑えつつ、コミュニケーションの最適化を促進できるという効果を実感しています」(中 根氏)

今後

各種機能の活用、拠点展開によるコミュニケーションの 活性化と、他ソリューションとの連携を図りたい

現在は段階的に機能を提供しながら社員への周知を図っている段階とのことで、今後は導入済みのボイスメールやビデオ会議の活用、大阪や福岡をはじめとする各拠点への展開による、拠点間のコミュニケーション活性化を考えています。さらに、今後導入予定のシステムとの連携なども順次進めていきたいと中根氏は語ります。

また、セキュリティ対策の一環として、検疫・認証ソリューションの導入も検討中です。メディア関連の制作会社など、外部のスタッフが社内に常駐することも多いため、ネットワーク全体を守る仕組みも並行して整えていく予定です。

最後に中根氏は、シスコ ユニファイド コミュニケーションの導入によって、新たな基盤が整い、今後の発展に期待していると語ってくれました。
「モバイルとの連携強化や、運用管理の効率化とコスト削減など、効果が現れ始めている部分は、これからさらに大きな効果が期待できると思っています。また、在宅勤務のようなワークスタイルの変化に対応できる環境整備という点でも、ユニファイド コミュニケーションが重要な役割を担っていくのは間違いないでしょう。
各拠点へ展開していくためのベースラインとして、いいシステムが構築できたと思っていますので、これからいっそう活用を進めて、確かな成果に結びつけていきたいですね」

システムイメージ 運用フローとメリット

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